PROGRAMME : Délégué pharmaceutique

Formation médicale la coopérative welcoop : rejoignez les citoyens de la santé et du bien-être à Lyon près de Grenoble, Valence, Vienne

Désignation

Délégué pharmaceutique, Certification RNCP niveau III (bac +2).
Titre enregistré par décision du Ministre chargé de la Formation Professionnelle au répertoire national des certifications professionnelles par arrêté publié au Journal Officiel du 21 novembre 2009 renouvelé le 19/01/2012, renouvelé le 21 avril 2017 . Titre délivré par Ecole Medcomm.

Domaine d’intervention du délégué pharmaceutique

Ce professionnel assure la prospection d'une clientèle professionnelle principalement composée de pharmaciens. Il est en charge notamment de la présentation, la démonstration, la vente de produits (et/ou de services). Il assure le conseil et la relation client. Il peut également être amené à promouvoir et vendre auprès d’hôpitaux, centres médicalisés ou établissements vétérinaires.
Son activité est soumise à la réglementation pharmaceutique.

Missions du délégue pharmaceutique

Le délégué pharmaceutique est le technico-commercial du secteur de la santé. Sa principale mission sera d’assurer la commercialisation de produits pharmaceutiques, parapharmaceutiques ou cosmétiques, et de tout matériel médical. Il sera notamment en charge de :

  • La gestion du portefeuille clients (contacts, organisation des déplacements, suivi…)
  • La négociation (conditions de vente et de livraison),
  • La vente,
  • La gestion des stocks et des offres promotionnelles,
  • La prospection.

Objectifs de la formation

La formation a pour objectif de permettre au candidat d’intégrer un laboratoire pharmaceutique afin de promouvoir, de commercialiser et d’assurer le suivi de la vente de produits médicaux et paramédicaux auprès des pharmaciens et autres professionnels de la santé (centres hospitaliers, dentistes, vétérinaires…) et ce dans le respect de la politique commerciale définie par le laboratoire et dans le cadre de la réglementation en vigueur.

A l’issue de la formation

A l’issue de la formation, le candidat devra être capable de :

  • Gérer et développer un portefeuille client,
  • Réaliser un plan d’organisation d’actions commerciales (analyse du potentiel client, organisation des déplacements…),
  • Organiser une veille informationnelle et concurrentielle,
  • Etablir des documents professionnels,
  • Evaluer les besoins des professionnels de santé,
  • Informer et répondre aux questions des professionnels de santé sur les produits/services proposés,
  • Développer un argumentaire de vente,
  • Utiliser les nouvelles technologies pour organiser ses ventes.

A l’issue de la formation, le candidat devra maîtriser :

  • Les moyens de prospection de la clientèle, les différentes techniques de vente et les outils spécifiques,
  • Les techniques d’analyse du marché,
  • Le vocabulaire du médical et du paramédical.
  • la réglementation pharmaceutique et ses évolutions.

Durée de la formation et modalités d’évaluations

La formation s’organise en deux périodes pour une durée modulable entre 840 h minimum et 1 680 h maximum dont 210 h de stage en entreprise. Les contenus de cours et les contrôles continus sont donnés en présentiels. Les interventions sont assurées par des intervenants qui sont majoritairement issus du monde professionnel. Ceux-ci sont également dotés de compétences pédagogiques et disposent d’une expérience significative dans la formation ou l’enseignement.

Les évaluations sont organisées de la manière qui suit : plusieurs contrôles continus par semaine et un rapport de stage, un thème produit, un thème santé et un mémoire présenté à l’oral sur power point, qui seront évalués à l’écrit et à l’oral devant une assistance composé, des stagiaires, d’un membre de l’école MEDCOMM et d’un professionnel du métier. Les sujets des thèmes et du mémoire sont choisi librement par le candidat mais doivent être en rapport avec la profession visée, le candidat demande la recevabilité de son sujet à l’équipe pédagogique, avant de commencer le travail personnel.
Visite de 40 pharmacies avec rapport.

Pour être reçu à l’examen oral, le candidat devra obtenir une moyenne générale pondérée au moins égale à 10/20 sur l’ensemble des épreuves écrites en contrôle continue, la note de zéro 0/20 est éliminatoire.

L’épreuve orale se déroulera devant un représentant de l’école MEDCOMM et 2 professionnels (représentant les membres du jury), ces derniers auront pris connaissance au préalable, des relevés de notes et de toute production écrite des candidats ainsi que leur CV. A travers diverses questions les membres du jury devront évalués les 4 blocs de compétences chaque blocs de compétences pourras être validés indépendamment les uns des autres.

Moyens pédagogiques & matériels

  • Simulation de vente et négociation commerciale auprès d’un professionnel de santé.
  • Intervention de professionnels de la santé et de la négociation commerciale.
  • Stage en entreprise obligatoire et justifié, d’une durée de 4 semaines minimum

Le stage en entreprise a pour but de découvrir le métier en situation professionnelle avec formation préalable avec un tuteur de stage désigné lors de la signature de la convention de stage pendant une semaine. Les visées de ce stage sont entre autres l’immersion dans le milieu professionnel, le développement des qualités relationnelles indispensables au poste visé. Ce stage permettra au candidat une première prise de contact avec un recruteur potentiel.

Stage en entreprise

Concernant le stage en entreprise il vous est fortement conseillé d’essayer de le trouvé par vous-même après avoir retravaillé votre CV et lettre de motivation (au sein de l’école Medcomm) car le stage en entreprise peut être un marché caché de l’emploi : c’est-à-dire que si vous convenez à l’issue de votre stage un poste peut vous être proposé.

Si toutefois vous ne trouvez pas stage par vous-même nous avons des laboratoires partenaires, que vous pourrez rencontrer lors de conférences dans nos locaux, qui seront susceptibles de vous proposer un stage, mais pas forcément d’emploi derrière.

Profils visés

Personne en reconversion professionnelle par le biais du CPF de transition, les personnes à la recherche d'emploi, les étudiants

Conditions d’accès

Les pré-requis :

Cette formation est accessible à tout candidat justifiant d’un niveau Baccalauréat ou de 7 années d’expérience professionnelle dans la vente ou dans le domaine médical (infirmière, aide-soignante, préparatrice en pharmacie …).

Aucune connaissance scientifique et/ou commerciale n’est exigée.

Des bases en bureautique sont souhaitées (Word, Excel, Power point)

Pour une VAE 1 année d’expérience requise.

La sélection des candidats se fait selon la procédure suivante :

  • Envoi du dossier de candidature (lettre de motivation détaillant le projet professionnel du candidat et CV),
  • Test d’entrée et entretien pour la validation du projet professionnel du candidat, ainsi que pour l’évaluation du temps de formation.

Compétences essentielles au poste de déléguée Pharmaceutique

  • Aisance relationnelle : le délégué pharmaceutique est l’intermédiaire entre le laboratoire pour lequel il exerce et les clients : les pharmacies ou autres professionnels de la santé.
  • Orientation commerciale : le délégué pharmaceutique doit avoir l’esprit commercial. Il a un rôle crucial dans la vente des produits et services aux pharmacies dont il sera en charge.
  • Autonomie : le délégué pharmaceutique doit savoir travailler seul et être en mesure d’organiser son travail. De même, une grande flexibilité sera un atout majeur dans cet environnement en perpétuel renouvellement.

Postes de travail visés

  • Délégué pharmaceutique (ou technico-commercial de santé) : Sa mission principale est d’assurer la promotion et la vente de produits officinaux, médicaux, paramédicaux.
  • Technico-commercial matériel : Il a pour mission d’assurer la promotion et la vente de matériel médico-chirurgical à usage unique ou d’appareillages en milieu hospitalier public ou établissements privés.
  • Commercial dentaire : Il a pour mission d’assurer la promotion et la vente de consommables, équipements professionnels, petits appareillages et tout produit utile à l’exercice des métiers de dentiste et d’orthodontiste.
  • Commercial vétérinaire : Il a pour mission d’assurer la promotion et la vente de produits à usage animal auprès des vétérinaires et des coopératives agricoles.
  • Commercial cosmétologie : Il a pour mission d’assurer la promotion et la vente de produits dermocosmétiques ou d’hygiène diététique auprès des parfumeries, centres de soins et centres d’esthétique.
  • Attaché commercial : Il a pour mission d’assurer la promotion et la vente de produits d’homéopathie, phytothérapie, aromathérapie.
  • Ingénieur commercial : Il a pour mission d’assurer la négociation de la mise en place d’appareillages de haute technologie et de réactifs biologiques dans les laboratoires d’analyses médicales, établissements privés ou publics.

Rémunération du délégué pharmaceutique

Le métier de délégué pharmaceutique est soumis à la Convention Collective Nationale de l’Industrie Pharmaceutique. Son salaire se compose d’un fixe et de primes attribuées en fonction des objectifs atteints.

Perspectives d’évolution professionnelle

Le délégué pharmaceutique peut s’il le souhaite évoluer vers un poste de directeur régional après 3 ans d’expérience. Cette démarche se fait en interne aux mérites.

Référentiel de formation

La certification de délégué pharmaceutique est composée de 8 modules que vous trouverez détaillés ci-dessous. Chaque module d’enseignement se décline en plusieurs matières. Le nombre d’heures est fourni à titre indicatif, celui-ci peut varier en fonction de la progression de l’apprenante, en fonction de l’évaluation faite avant l’entrée en formation de l’apprenant.

D’ENSEIGNEMENT MATIERES COMPETENCES ASSOCIEES AUX ACTIVITES ET TACHES Nombre d’heures minimum
- Biologie
- Anatomie
- Physiologie
- Immunologie
- Virologie, physiopathologie, bactériologie, parasitologie, mycologie
- Pathologie générale - pathologie des appareils
- Pharmacovigilance et effets du médicament
Maîtriser les terminologies médicales
Maîtriser la législation médicale
280 H
D’ENSEIGNEMENT MATIERES COMPETENCES ASSOCIEES AUX ACTIVITES ET TACHES Nombre d’heures minimum
- Elaborer son plan d’action sectoriel avec les moyens à développer pour réaliser ses objectifs de résultats de vente et mesurer les écarts
- Planifier son activité (terrain- réunionsE.P.U-formation)
- Elaborer un plan d’action opérationnel
- Mettre en place les mesures correctives adéquates
- Recueillir les informations sur le terrain et les rapporter à sa hiérarchie.
- Rende compte à sa société de son activité et ses résultats de vente.
Dans le cadre de l’activité dévolue au délégué pharmaceutique, organiser ses actions en général et ses tournées sur le terrain en particulier :
- Organisation des tournées sur le terrain en fonction des habitudes de réception des clients (sur RDV ou avis de passage…)
- Analyse des écarts objectif/résultats
- Gestion des informations recueillies : besoins du client, activité de la concurrence, évolution du marché, nouvelles contraintes…)
35 H
D’ENSEIGNEMENT MATIERES COMPETENCES ASSOCIEES AUX ACTIVITES ET TACHES Nombre d’heures minimum
- Prospecter la clientèle du secteur géographique attribué
- Elargir son portefeuille clients
Cerner le marché « Pharmacie » « parapharmacie » et les démarches de ses concurrents :
- Maîtrise de la spécificité du marché : pharmacies, parapharmacies
- Prise en compte de la concurrence
- Développement de la clientèle
155 H
D’ENSEIGNEMENT MATIERES COMPETENCES ASSOCIEES AUX ACTIVITES ET TACHES Nombre d’heures minimum
- Préparer ses entretiens de vente en fonction de sa connaissance du secteur et des prospects
- Vendre les produits de son entreprise (bon de commande)
Maîtriser les techniques de communication liée à la démonstration et à la vente des produits vendus en pharmacie et parapharmacie :
- Actualiser en permanence ses connaissances scientifiques
- Etre convaincant, crédible, professionnel : aisance relationnelle
- Compétences à identifier, cerner les besoins et motivations réel du client (empathie)
- Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier – compte-rendu d’activité terrain, d’information à la hiérarchie, dossier produit…)
- Travailler en autonomie et/ou en équipe
160 H
D’ENSEIGNEMENT MATIERES COMPETENCES ASSOCIEES AUX ACTIVITES ET TACHES Nombre d’heures minimum
- Fidéliser les clients
- Organiser des plannings de suivis réguliers
Entretenir un partenariat efficace adapté au secteur de la pharmacie et basé sur une relation de confiance :
-Maîtrise des moyens et dispositifs de suivi régulier de la clientèle
35 H
D’ENSEIGNEMENT MATIERES COMPETENCES ASSOCIEES AUX ACTIVITES ET TACHES Nombre d’heures minimum
- Principaux outils de bureautique (PCIE)
- NTIC et prospection
- NTIC et veille informationnelle et concurrentielle
Pour créer un fichier clients
Créer un tableau pour la veille concurrentielle
14 H
D’ENSEIGNEMENT MATIERES COMPETENCES ASSOCIEES AUX ACTIVITES ET TACHES Nombre d’heures minimum
- Mise en situation professionnelle
- Accompagnement recherche d’emploi
Acquérir une aisance orale 21 H

Présentation des modules et organisation de la formation

Matières Objectifs
Anatomie Acquérir les bases sur les points suivants :
L’anatomie humaine
Physiologie Acquérir les bases sur les points suivants :
Les systèmes (nerveux, vasculaire, respiratoire, digestif, reproducteur)
Le mécanisme de la douleur
Immunologie Acquérir les bases sur :
Le système immunitaire
Les cycles d’infections (babésiose, amibiase, giardiose, leishmaniose…)
Les facteurs de vulnérabilité
Les signes d’infection
Virologie, physiopathologie, bactériologie, parasitologie, mycologie Connaître les modalités de contamination, les effets à court et moyen termes des principaux virus humains (VIH, HCV, EBV, hépatites…), bactéries, champignons et parasites
Pathologie générale-pathologie des appareils, symptomatologie Connaître les principales pathologies humaines (pathologies cardiaques, respiratoires, rénales, urologiques, des systèmes nerveux, de l’appareil digestif, respiratoire…), leurs symptômes, leurs traitements et les moyens de prévention à adopter notamment en terme d’hygiène
Pharmacovigilance et effets du médicament Connaître et évaluer les effets indésirables résultant de l’utilisation des médicaments (paracétamol, AINS, neuroleptiques, antidépresseurs inhibiteurs, venlafaxine, opioïdes, benzodiazépines, miansérine, mirtazapine, estroprogestatifs, corticoïdes, méthotrexate, diurétiques, statines, amoxicillines…) et de l’utilisation combinée et/ou prolongée de médicaments
  • Etudes de cas (le scandale du Médiator, Diane 35…)
Savoir repérer les contrefaçons de médicaments, connaître les risques liés à la prise de médicaments contrefaits et agir en conséquence
  • Le cas des pharmacies en ligne
Connaître les exigences en matière de conditionnement des produits pharmaceutiques.
COMPETENCES OU CAPACITES QUI SERONT EVALUEES MODALITES D’EVALUATION CRITERES D’EVALUATION
1 Organisation du travail
-Concevoir un plan d’action
-Présenter le plan d’action en définissant les phases
La certification comprend 4 composantes, elle est évaluée :
*I-Pour les candidats V.A.E :
-Recevabilité (livret 1)
-Dossier d’expérience – cursus
(livret2)
-Entretien jury :
Validation totale ou partielle
Chaque bloc de compétence est évalué au travers du dossier
(livret 2)
– Compétences attestées
Le candidat prouve qu’il est capable d’élaborer et de présenter un plan d’organisation d’actions commerciales comprenant :

-Une analyse pertinente d’un potentiel client
-Une organisation de tournées sur un secteur géographique donné
COMPETENCES OU CAPACITES QUI SERONT EVALUEES MODALITES D’EVALUATION CRITERES D’EVALUATION
2 Prospection
-Conception et réalisation d’un plan de prospection
*II-Pour les candidats post formation :
En centre de formation
-a) Cas en situation : filmés au caméscope

4 simulations d’entretiens de négociation
– ventes basées sur les 4 grands types d’officines et sur 4 motivations différentes du prospect choisi dans le SONCAS
C2 Compétences attestées
Le candidat prouve qu’il est capable de gérer son portefeuille client :
-Prise de rendez-vous utiles et qualifiés
-Présentation des moyens de prospection de nouveaux clients potentiels
COMPETENCES OU CAPACITES QUI SERONT EVALUEES MODALITES D’EVALUATION CRITERES D’EVALUATION
3 Situation de vente
-Conduite et conclure un acte de vente (prise du bon de commande
Conduite d’un acte de vente
Simulations réelles en milieu professionnel
Comptes rendus de visite de pharmacien

Etude de cas en contrôle continu et évaluation des acquis de chaque module de formation
3 Compétences attestées
Le candidat prouve qu’il est capable de :
-Appliquer les techniques de vente et de recherche des motivations du prospect
-Négocier et conduire un acte de vente en développant une argumentation pertinente et adaptée à son client.
-Conclure des accords commerciaux dans la prise de commande
-Utiliser le vocabulaire scientifique.
COMPETENCES OU CAPACITES QUI SERONT EVALUEES MODALITES D’EVALUATION CRITERES D’EVALUATION
4 Suivi de la clientèle
-Assurer un suivi opérationnel de sa clientèle, la fidéliser et remonter l’information du terrain au siège de la société
Evaluation en milieu professionnel
-Grille d’évaluation des acquis et du comportement
-Evaluation effectuée par le tuteur

Mémoire/Soutenance
-Présentation écrite et orale de l’approche marketing-mix faite dans l’approche de 40 officines différentes permettant de découvrir les spécificités de fonctionnement de 40 futurs clients (5 de chacun des 4 types : rural-quartierville-centre commercial)
4 Compétence attestées
Le candidat prouve qu’il est capable de

-Suivre et fidéliser ses prospects
-Assurer un rôle de veille
-Analyser et communiquer à sa hiérarchie.
Matières Objectifs
Bureautique Maîtriser les principaux outils de bureautique (tableur, traitement de texte, base de données, mailing…)
NTIC et prospection Pouvoir utiliser les NTIC pour organiser une prospection client en adéquation avec les besoins du commanditaire
NTIC, veille informationnelle et concurrentielle Maîtriser les principaux outils de veille informationnelle (flux RSS, Newsletters…)
Etre en mesure d’organiser une veille concurrentielle
Matières Objectifs
Mise en situation professionnelle Mise en pratique durant un stage de 6 semaines au sein d’un laboratoire pharmaceutique en tant que professionnel
Accompagnement recherche d’emploi Maîtriser les techniques de recherche d’emploi
Apprendre à préparer ses entretiens d’embauche
  • Simulation d’entretien d’embauche

Les formateurs

Mme BRUNIER Patricia : Responsable Pédagogique, enseigne : Techniques de vente de communication, organisation du travail, prospection, situation de vente, suivi de clientèle, remise à niveau en Français, Bureautique, simulation de vente, entrainement entretien d’embauche,

Mme EVRARD Manuella : Cadre de santé : enseigne : Anatomie, pathologie, immunologie, physiologie.

Mme SIFFRID Caroline : Directrice : administratif, Accompagnement VAE, Tests psychotechniques pour les prépa, Entraînement pour les oraux de la certification, entrainement aux entretiens d’embauche.

Horaires de cours

Les horaires sont du lundi au vendredi de 9h30 à 12h30

Pause déjeuner sur place prévoir son panier repas, réfrigérateur, micro-ondes à disposition dans la salle de repos

Reprise à 13h30-17h30

SECRÉTAIRE MÉDICALE - MÉDICO-SOCIALE

Deux voix d'accès :

  • Accès direct en formation
  • Accès par la Validation des Acquis de l'Éxpérience professionnelle (contacter Ecole Medcomm)

Certification

Validation d’un diplôme de niveau IV – Certification RNCP Code NSF 324t – « Secrétaire médicale – médico-sociale ». Titre enregistré par le Ministre au répertoire national des certifications professionnelles par l’arrêt publié au Journal Officiel du 19/01/2012, renouvelé le 03 mars 2017.
Titre délivré par Ecole Medcomm.

Désignation du métier et des fonctions

Désignation du métier

Ce métier recouvre différentes appellations : secrétaire médicale, secrétaire médicosocial, secrétaire assistant médicosocial, secrétaire assistante médicale, assistant hospitalier, employé administratif catégorie C, secrétaire en laboratoire, secrétaire en radiologie.

Les fonctions

Le (la) secrétaire médical(e) et médicosocial(e) assure la prise en charge administrative globale de l’usager de structures médicales, sanitaires et/ou sociales, publiques et privées, ainsi que la gestion administrative du secrétariat et de son environnement.

Le (la) secrétaire médical(e) et médicosocial(e) constitue l’interface entre tous les intervenants du réseau de soins, qu’ils soient internes ou externes à la structure. Tenu(e) au secret professionnel, il (elle) exerce ce métier, à forte composante relationnelle, dans un environnement informatisé.

Il (elle) est le pivot de la bonne transmission de l’information et à ce titre, se doit d’être clair(e) et précis(e) dans ses messages.

Le métier de secrétaire médico-social(e), transversal, multi catégoriel, fait appel à des compétences de plus en plus diverses. Plus que jamais, le (la) secrétaire médico-social(e) doit être polyvalente, réactif (ve) et faire preuve d’adaptabilité.

Le contenu réel de la fonction peut être très différent d’une structure à une autre ; chaque praticien, chaque hôpital, chaque clinique, affecte à son personnel des tâches qu’il définit lui-même.

Moyens pédagogiques et matériels

Présentation des cours en présentiel avec des intervenants sur Power Point avec prise de notes et remis. Nos intervenants sont majoritairement issus du monde professionnel. Ils sont également dotés de compétences pédagogiques et disposent d’une expérience significative dans la formation ou l’enseignement.

Durée de la formation et modalités d’évaluations

840 h à 1 680 h sur 1 an maximum, selon les acquis, avec un stage justifié d’une durée de 6 semaines minimum. Plusieurs contrôles continus par semaine, un rapport de stage, un thème santé et un mémoire qui sera évalué à l’écrit et à l’oral à l’aide de Power point, devant une assistance composé d’un membre de MEDCOMM et de professionnels de la santé.
Pour être reçu à l’examen, le candidat devra obtenir une moyenne minimum de 10/20 sur l’ensemble des épreuves.
Lors de son stage, l’apprenant devra être accompagné d’un tuteur pédagogique désigné lors de la signature de la convention de stage.

Objectifs de la formation

Intégrer une structure sanitaire, sociale ou médico-sociale afin d’aider le praticien dans son suivi des patients dans le respect des règles de déontologie.

Description des activités

Les activités

Le métier est polyvalent et selon l’emploi, le (la) secrétaire peut être amené à réaliser les activités suivantes :

  • Accueil physique et téléphonique des patients (règlementation et droits du patient, communication…)
  • Secrétariat (prise de rendez-vous, classement des dossiers, rédaction de courrier…)
  • Gestion administrative (tenue de la comptabilité, relationnel avec les organismes de santé, le système de facturation, gestion des produits et du matériel…)
  • Traitement des urgences (connaissances spécifiques en anatomie, physiologie, pathologie, terminologie médicale…)

Cadres d’exercice les plus fréquents

Les secrétaires médicaux et médicosociaux exercent dans des structures médicales et/ou sociales de tailles, de missions et de statuts différents : secteur public ou privé, soit l’ensemble des structures administratives libérales, collectives ou associatives participant au système de protection sociale ou système de santé :

Les structures sanitaires :

  • le secteur hospitalier (établissements publics ou privés, de longs, moyens et courts séjours) : hôpitaux, (CHR, CHU, CHS, hôpitaux des armées) cliniques, établissements de soins
  • les cabinets médicaux et maisons médicales : médecins, dentistes, laboratoires d’analyses biologiques et d’anatomopathologie, centres d'imagerie médicale…
  • les cabinets de soins paramédicaux pluridisciplinaires ou non : infirmiers, kinésithérapeutes
  • cabinets d’expertises médicales
  • laboratoires de recherche médicale et pharmaceutique

Les structures sociales :

  • caisses d’allocations familiales (CAF)
  • directions départementales et régionales des affaires sanitaires et sociales (DDASS)
  • commissions des droits à l’autonomie des personnes handicapées services sociaux d’entreprise (CDAPH)
  • centres et services sociaux communaux (centres communaux d’action sanitaire et sociale / CCAS), du conseil général, du conseil régional et des ministères (Centres Médico-Psycho-Pédagogique / CMPP, Centre d'Action Médico-Sociale Précoce / CAMSP, Caisse primaire d'assurance maladie (CPAM), services de PMI / Protection maternelle et infantile)
  • services sociaux d’entreprise
  • parfois dans des associations à caractère social : centres d’hébergement, sauvegarde de l’enfance, services dédiés à la petite enfance et aux personnes âgées, personnes handicapées

Les structures médicosociales :

  • associations d’hospitalisation à domicile
  • organismes publics, privés, associatifs d’entraide, de secours, d’assistance et d’urgence – réseaux de soins palliatifs,…
  • centres de médecine du travail et /ou préventive, scolaire et universitaire ; médecine du travail
  • centres de rééducation fonctionnelle et de convalescence (enfants/adultes)
  • centres de bilan de santé de sécurité sociale
  • contrôle médical des organismes de protection sociale

Autres :

  • mutuelles et assurances complémentaires, entreprises de matériel médical (MADHAD)

Responsabilité et autonomie

Quel que soit le lieu d’exercice et le positionnement dans la structure, l’autonomie tient une place prépondérante dans ce métier. Le / la secrétaire est souvent en première ligne et est amené à prendre sans cesse des décisions : il / elle doit mesurer les conséquences de l’ensemble de ses actes professionnels, ceux-ci pouvant entraîner des erreurs parfois graves, voire vitales.

Cependant, il / elle ne doit en aucun cas effectuer des tâches ne relevant pas strictement de sa compétence, notamment en matière d’actes médicaux, paramédicaux, thérapeutiques…

Sa responsabilité personnelle peut être engagée en cas de non-respect des droits du patient : confidentialité et secret professionnel.

Ses savoir-être correspondent aux points suivants :

  • sens de l’écoute, diplomatie, disponibilité, discrétion, calme et empathie,
  • aptitude à la négociation
  • capacité d’adaptation à l’organisation, l’environnement,
  • autonomie et capacité à travailler en équipe
  • capacité à prendre des initiatives
  • capacité à se positionner au sein d’une équipe

Profils visés

Étudiants, personnes en reconversion professionnelle ou en recherche d’emploi, salariés en congé individuel de formation (CIF).

Conditions d’accès

Pré-requis : Avoir un niveau BEP ou CAP ou une expérience de 1 année dans le domaine (VAE).

La sélection des candidats se fait en suivant la procédure suivante :

  • Envoi du dossier de candidature (lettre de motivation détaillant le projet professionnel et CV)
  • Test d’entrée et entretien pour la validation du projet professionnel du candidat

Programme de la formation

La certification de secrétaire médical(e) médico social(e) est composée de 5 modules que vous trouverez détaillés ci-dessous. Chaque module d’enseignement se décline en plusieurs matières. Le nombre d’heures est fourni à titre indicatif, celui-ci peut varier en fonction de la progression de l’apprenante, en fonction de l’évaluation faite avant l’entrée en formation de l’apprenant.

  • Techniques d’expression écrite et orale
  • Révision Orthographe (niveau 2)
  • Techniques administratives et commerciales
  • Gestion du planning et du temps
  • Transmission de l’information en interne et externe
  • Maîtrise du vocabulaire et de la terminologie médicale
  • Connaissance et découverte de l’environnement « secteur santé »
  • Biologie, anatomie, physiologie, pathologies des différents appareils (cellule ; squelette ; maladies infectieuses ; coeur et vaisseaux ; organes des sens ; respiration ; digestion ; système nerveux…)
  • Thérapeutiques (Allopathie, homéopathie, phytothérapie)
  • Législation et organisation du système sanitaire et social en France et en Europe
  • Prévention et bases en hygiène médicale
  • L’art de communiquer efficacement au téléphone (terminologie ; la voix ; les intonations ; le sourire ; la respiration ; l’empathie…)
  • La prise de rendez – vous
  • Le traitement des objections et de l’agressivité de l’interlocuteur
  • Utilisation efficace du téléphone en situation d’émission et de réception
  • *Accueil physique et téléphonique
  • *Gestion du standard
  • Analyse transactionnelle, PNL
  • Morpho- psychologie, gestion du stress
  • L’écoute et la gestuelle (attitudes et comportements)
  • Fichiers et tenue des dossiers médicaux
  • Dactylographie- maîtrise du clavier
  • Informatique : WORD (niveau 1 et 2), EXCEL (niveau 1 et 2), INTERNET, POWER POINT
  • Formulaires administratifs (sec.soc, DRASS, CPAM et mutuelles…)

Programme détaillé de la formation

ACTIVITE et TACHES COMPETENCES ASSOCIEES AUX ACTIVITE ET TACHES NOMBRE D’HEURE MINIMUM
ACCUEIL – Information des patients
Accueil physique et téléphonique des patients
Planification des rendezvous des patients
Organisation des transports patients (ambulances
véhicules sanitaires légers…)
Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques
Identifier les besoins
Renseigner les interlocuteurs
Orienter, informer
Prendre des rendez-vous
85 H
Secrétariat- Bureautiquedictaphone
Gestion comptable
Gestion des plannings des médecins
Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri, diffusion, archivage…)
Saisie et mise en forme de documents rapports courriers

compte-rendu médicaux et opératoires.
Reproduction de dossiers médicaux
Saisie des tableaux des vacations, des astreintes, des gardes et des statistiques.
Archivage des dossiers médicaux (alphabétique – alphanumérique…)
Frapper les courriers à partir d’un enregistrement (dictaphone)
Organiser et planifier des activités médicales
Classer, archiver
Préparer dossiers patients
Gérer la petite comptabilité du cabinet ou du service
Facturer
Gérer des stocks
Travailler en équipe
140 H
Communication externe et interne et terminologie médicale
Relation avec le personnel de l’établissement pour l’accueil et la transmission d’informations
Relation avec les autorités déconcentrées pour l’accueil, la transmission de données et la demande d’informations et contact avec les usagers, et fournisseurs
Gestion des conflits
Programmation neurolinguistique (PLN)
Mise en oeuvre des techniques de prévention des risques infectieux
Prise en compte du secret médical et de la déontologie
Organiser et prioriser les activités de secrétariat
Définir et réaliser un plan de classement
S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés définir un plan de classement
Gérer le stress (patient, personnel…)
Régler les conflits (éviter la provocation verbale notamment)
Respecter la déontologie et le secret médical
195 H
MODULE SCIENTIFIQUE Biologie
Anatomie
Physiologie
Immunologie
Virologie, physiopathologie, bactériologie, parasitologie, mycologie
Pathologie générale-pathologie des appareils
Pharmacovigilance et effets du médicament
280 H
COMPETENCES OU CAPACITE QUI SERONT EVALUEES MODALITES D’EVALUATION CRITERE D’EVALUATION
S’INFORMER, IDENTIFIER, REALISER, RESTITUER
Assurer un accueil physique et téléphonique
Orienter les usagers en fonction de leurs demandes
Gérer le flux des patients
Gérer le planning du ou des médecins en fonction des rendez-vous enregistrés.
Classer et archiver les dossiers patients selon les techniques et modalités en usage
Organiser son travail dans une structure donnée
Capacités transversales d’ouverture d’esprit et curiosité intellectuelle
- Dossier V.A.E
- Livret 1 et livret 2
- Entretien avec le jury

- Exercice oral :
Mise en situation professionnelle devant le jury avec évaluation sur le fond et la forme (grille d’analyse)
Questionnement sur les raisons du choix et les motivations pour le projet professionnel
Exercice écrit et oral Description

– Connaissance du poste (profil)
Cas en situation concrète reconstituée avec évaluation des capacités à hiérarchiser les priorités.
Compétence attestées
- Les techniques de communications sont maîtrisées
Le candidat fait preuve d’ouverture d’esprit et de curiosité intellectuelle

Post formation : 40 min exercice écrit noté sur 10 : rédaction d’une note de service
- 20 min exercice oral noté sur 10 : L’organisation de la logistique est assimilée
Post formation : 1 h exercice écrit noté sur 10

L’organisation du bureau et de l’environnement immédiat de la secrétaire son assimilés
- Les besoins du service et des patients sont identifiés
DEXTERITE, RIGUEUR, RESPECT DES DELAIS
- Frapper et mettre en forme un compte rendu à partir d’un texte enregistré sur dictaphone dans un temps donné et avec une orthographe correcte
- Organiser son travail et la logistique du service avec une compréhension claire de ses droits, de ses devoirs et des règles de fonctionnement et de déontologie
Dossier VAE
Entretien avec le jury

Pratique professionnelle :
- Frappe de courrier (maîtrise du clavier vitesse de frappe)
- Logiciel TAP TOUCH
- Exercice pratique d’application (minute)

Mise en situation : par exemple en fin de formation un document est remis au candidat qui dispose de 15 à 20 min pour l’étudier, le comprendre afin de répondre ensuite oralement au questionnement précis du jury. (équivalence pour la VAE lors de l’entretien sur la base du dossier)

Frappe d’un compte rendu à partir d’un enregistrement sur dictaphone.
Post formation : 1 h exercice écrit noté sur 10
- Les outils bureautiques (informatique – dictaphone – télécopie photocopies…) sont maîtrisés

Post formation :
1 h exercice d’application noté sur 10

Exécution d’une liste de tâches courantes dans un temps donné.

La frappe des comptes rendus médicaux est assurée dans les délais impartis

Post formation
2 h exercice d’application sur P.C noté sur 20 (10 pour la présentation - 10 pour le respect du délai)
COMMUNIQUER MAITRISE DE LA COMMUNICATION UTILISER LA METHODE PNL (5 sens)
CAPACITE D’ANALYSE ET DE SYNTHESE

Facultés de mémorisation de la terminologie médicale
- Analyser une situation concrète et proposer des solutions (situation qui présente entre autre des problématiques au niveau de la déontologie et/ou du secret médical)
Dossier VAE
Entretien jury


Etude de cas, situation professionnelle réelle ou reconstituée :
- Restitution orale d’une analyse comprenant un maximum de terme médical et prenant en compte déontologie et secret médical
- Traitement d’une situation conflictuelle
- Utilisation des éléments relatifs à la PNL
- Utilisation des 3 états du moi (analyse transactionnelle)
- Entretien avec le jury : lecture d’une liste choisi dans la terminologie médicale adaptée
L’analyse présentée par le candidat est pertinente, professionnelle et adaptée aux études de cas proposées

Le candidat est capable de « démonter » une agression verbale ou une situation conflictuelle grâce à une communication adaptée et grâce à la maîtrise de l’utilisation des 5 sens

- La terminologie médicale est maîtrisée :
Post formation :
Durée total : 7 h
Note total obtenue sur 130

Total des épreuves : 200
Condition de réussite : moyenne = ou sup à 100

Modalité d'évaluation

Durée de la formation entre 840 heures et 1 an maximum, selon les acquis, avec un stage justifié d’une durée de 6 semaines minimum en situation professionnelle avec grille d’évaluation des acquis et du comportement. Evaluation effectuée par le tuteur. Plusieurs contrôles continus par semaine, un rapport de stage, un thème santé et un mémoire qui sera évalué à l’écrit et à l’oral à l’aide de power point, devant une assistance composé d’un membre responsable de la pédagogie et de professionnels de santé. Pour être reçu à l’examen oral, le candidat devra obtenir une moyenne générale pondérée au moins égale à 10/20 sur l’ensemble des épreuves écrites en contrôle continue, la note de zéro 0/20 est éliminatoire.

L’épreuve orale se déroulera devant un représentant de l’école MEDCOMM et 2 professionnels (représentant les membres du jury), ces derniers auront pris connaissance au préalable, des relevés de notes et de toute production écrite des candidats ainsi que leur CV. A travers diverses questions les membres du jury devront évalués les 3 blocs de compétences chaque blocs de compétences pourras être validés indépendamment les uns des autres.

Les formateurs

Mme BRUNIER Patricia : Responsable Pédagogique, enseigne : Techniques de vente de communication, organisation du travail, prospection, situation de vente, suivi de clientèle, remise à niveau en Français, Bureautique, simulation de vente, entrainement entretien d’embauche,

Mme EVRARD Manuella : Cadre de santé : enseigne : Anatomie, pathologie, immunologie, physiologie.

Mme SIFFRID Caroline : Directrice : administratif, Accompagnement VAE, Tests psychotechniques pour les prépa, Entraînement pour les oraux de la certification, entrainement aux entretiens d’embauche, simulation de ventes.

Horaires de cours

Les horaires sont du lundi au vendredi de 9h30 à 12h30

Pause déjeuner sur place prévoir son panier repas, réfrigérateur, micro-ondes à disposition dans la salle de repos
Reprise à 13h30-17h30